Schritt 2 von 8
Ausschreibungsunterlagen für SAP-Services sind dann richtig gestaltet, wenn diese das Ziel den passenden Partner zu finden, wirksam unterstützen. Was gehört also konkret dazu? Welche Fehler sollte man vermeiden?
Der zweite Schritt im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens ist die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen. Dabei geht es zum einen darum, die Formalien, Termine und Eckdaten für das Verfahren klar zu regeln. Zum anderen sollen die Inhalte (Scope) der gewünschten zukünftigen SAP-Services beschrieben werden. Dazu gehört eine klare Abgrenzung, welche Leistungen man selber erbringen will oder durch Dritte erbringen lässt (Out-of-Scope).
Die Ausschreibungsunterlagen
Typische Dokumente, welche zu den Ausschreibungsunterlagen gehören sind:
1️⃣ Das Lastenheft
2️⃣ Die Beschreibung der zukünftigen Betriebsleistungen (Soll)
3️⃣ Die Beschreibung der Projektleistungen für Transition, Transformation
4️⃣ Die Vorgaben zu den gewünschten Service Levels (SLA)
5️⃣ Die Vorgaben zum Preismodell über den geplanten Zeitraum z.B. 5 Jahre
6️⃣ Ein Auszug aus den wesentlichen Eckwerten des zukünftigen Vertrags
7️⃣ Gesammelte Zweckdienliche Informationen, auch Rohdaten zur Ist-Situation
Ich empfehle, hinsichtlich der Vertragsbedingungen lediglich Eckwerte vorzugeben und zwar solche, die auf den Preis der Services einen Einfluss haben könnten.
➡️Einen vollständigen Vertrag schon als Teil der Ausschreibung vorzulegen, ist in der Regel nicht zielführend. Eine Ausnahme davon bildet das öffentlich-rechtliche Ausschreibungs-Verfahren. Grundsätzlich müssen Sie dort – das liegt an den im Einzelfall anwendbaren Vorschriften in Bezug auf das Vergaberecht – die gewünschten Leistungen inkl. der Vertragsbedingungen exakt vorgeben.
Falls es bei den zukünftigen Services darum geht, wesentliche Veränderungen (Technologie, Prozesse, Automatisierung) vorzunehmen, lohnt es sich die Beschreibungen bzw. Vorgaben nicht zu allzu eng zu fassen, sondern den externen Dienstleistern bewusst einen grösseren Spielraum einzuräumen. Wie dieser dann gezielt genutzt und trotzdem vergleichbare Angebote erreicht werden können, ist Gegenstand eines weiteren Beitrags dieser Serie. Wenn Sie in diesem Punkt geschickt vorgehen, erhalten Sie von den Dienstleistern interessante Ideen und attraktive Lösungsansätze, welche Sie so nicht erwartet hätten. Diese Lösungsansätze sprechen Sie später im Rahmen von Lösungsworkshops.
