Sie zögern wegen dem vermeintlich hohen Aufwand?
Bei einer Beschaffung mit grossem Vertragsvolumen führt man eine Ausschreibung durch. Das ist normal, würde man meinen. Aber bei Informatik-Dienstleistungen, u.a. auch bei SAP-Services scheuen viele Unternehmen den vermeintlich grossen Aufwand, vor allem bei einer Neuausschreibung.
Wie also schreibt man SAP-Services effizient aus?
Unternehmen, welche das erste Mal SAP-Services auslagern, investieren viel Zeit und Geld, um gezielt den richtigen Partner zu finden. Nicht nur die Chancen, auch die Risiken sind hoch. Deshalb nimmt man diesen Aufwand in Kauf. Es zahlt sich ja aus.
Dass aber auch bei ablaufenden Verträgen für SAP-Services die besten qualitativen und finanziellen Ergebnisse erreicht werden, wenn diese Services neu ausgeschrieben werden, ist unbestritten. Selbst dann, wenn am Ende wieder der gleiche Partner gewählt wird. Dennoch zögern viele Unternehmen, eine Neuausschreibung durchzuführen, weil sie den Aufwand als sehr gross einstufen. Das ist falsch!
Die Aufwandtreiber:
Hier sind die sechs Hauptfaktoren, die den Aufwand bestimmen:
1️⃣ Die Auswahl der Anbieter: Die LongList
Die Anzahl der Anbieter, welche bei der Ausschreibung berücksichtigt werden, kann den Ausschreibungsaufwand erheblich beeinflussen. Eine ausgewogene Anzahl (z.B. 4-5) ermöglicht eine sorgfältige Auswahl, ohne den Prozess zu überfrachten.
2️⃣ Der Umfang der SAP-Services: Der Scope
Ein klare Definition des Leistungsumfangs ist entscheidend. Ein klarer Scope erleichtert nicht nur die Ausschreibung, sondern auch die spätere Auswertung der Angebote.
3️⃣ Bewertungskriterien: Qualität vor Quantität
Die Anzahl der Bewertungskriterien sollte ausgewogen sein. Qualität sollte hier vor Quantität stehen, um die relevantesten Faktoren angemessen zu berücksichtigen.
4️⃣ Lösungsworkshops: Interaktive Ideenentwicklung
Individuelle Lösungsworkshops mit den Anbietern können wertvolle Einblicke liefern. Die zielorienterte Gestaltung dieser Workshops minimiert den zeitlichen Aufwand.
5️⃣ Präsentationen der Anbieter: Fokus und Klarheit
Die Zeit, die für die Präsentationen der zugelassenen Anbieter aufgewendet wird, sollte effizient genutzt werden. Eine klare Agenda und eine angemessenes Mass an Fragen sind zielführend.
6️⃣ Zusammenarbeit der Beteiligten: Koordinierte Anstrengungen
Die Koordination der beteiligten Personen für das Pflichtenheft, die Bewertung und die Workshops ist ein zentraler Faktor. Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sind unverzichtbar. Es müssen nicht alle beteiligten Personen am Lastenheft mitwirken sowie an Workshops und Präsentationen teilnehmen.
Die richtige Methodik ist der Schlüssel zum Erfolg
Mit der richtigen Vorgehensweise (Methodik), können SAP-Services effizient und mit vergleichsweise kurzer Durchlaufszeit ausgeschrieben werden. Wenn diese Methodik richtig angewendet wird, kann der Prozess sowohl zeitsparend als auch effektiv sein.
Vertiefte Einblicke in die Methodik der SAP-Services-Ausschreibung
In den kommenden Beiträgen dieser Serie werden wir uns genauer mit der Methodik der Ausschreibung von SAP-Services auseinandersetzen. Wir werden die eingeführten Faktoren vertiefen und praktische Tipps zur Umsetzung geben.
Zusammenfassung
Die Angst vor dem Aufwand einer SAP-Services-Ausschreibung ist oft unbegründet. Mit einer gut strukturierten Methodik können Unternehmen sowohl bei Erstauslagerungen als auch bei bestehenden Verträgen mit wenig Aufwand sehr gute Ergebnisse erzielen.
